Il Centro di Ricerca intende mettere a disposizione del pubblico un vasto data-base di regesti dei documenti relativi al territorio varesino per gli ultimi due secoli del Medioevo. Il data-base è frutto di una lunga e non ancora completata ricerca sui principali fondi documentari di Milano e di Varese, con particolare riguardo al Notarile (conservato presso l'Archivio di Stato di Milano) e alle Pergamene (conservate oltre che presso lo stesso archivio, nei fondi Pergamene e Fondo di Religione, anche a Varese nell'Archivio Prepositurale, fondo Lanella).
Si sono, altresì, aggiunti altri documenti di particolare interesse pubblicati per intero o in regesto su libri e riviste quando l'originale non fosse di facile reperimento (perché perduto o conservato in archivi privati). Il risultato è un data-base di circa duemila schede (il progetto prevede di arrivare a tremila), che permette di reperire facilmente notizie riguardanti il territorio varesino per oltre due secoli. Ovviamente la schedatura (originalmente fatta in MS excel-access) si adatta a molti tipi di atti, ma non a tutti. È stata pensata per registrare principalmente gli atti fondiari e gli acquisti di beni mobili, ma si può agevolmente estendere a dichiarazioni, doti, testamenti e procure. Da ciò consegue che la scheda – tipo, duttile e pratica, si rivela comunque uno strumento molto utile per la possibilità di interrogazione su tutti i campi schedati.
Con un'apposita maschera è, infatti, possibile una ricerca su ognuno dei campi, che sono nell'ordine:
- data cronica;
- data topica (il luogo di rogazione dell'atto);
- attore (il protagonista dell'azione giuridica);
- tipo di atto (indicazione necessariamente molto generica);
- oggetto dell'atto; destinatario (l'altra parte contraente dell'azione giuridica);
- prezzo/fitto (del bene venduto/affittato; in casi particolari altra indicazione economica, come specificato nelle note della scheda);
- termine (scadenza del contratto o data di consegna del censo per livelli perpetui);
- localizzazione topografica (indicazione della località – nome del comune Medievale e microtoponimo, ove disponibile – dove sono ubicati i beni fondiari o i diritti, come le decime, oggetto della transazione);
- coerenze (indicazione dei confinanti con i beni fondiari in questione);
- testi (i principali testimoni dell'atto);
- note (tutte le possibili indicazioni accessorie, come la presenza di fideiussori, quella di procuratori, eventuali relazioni con altri atti, presenti o meno nel data-base, clausole contrattuali aggiuntive, eventuale edizione del documento); fondo archivistico (luogo di conservazione del documento, con indicazione dell'archivio, del fondo e dell'unità archivistica; in alternativa sede di edizione);
- segnatura (ulteriori indicazioni archivistiche, come sottocartelle, numero di documento o segnature antiche).
Data la natura di regesti in schede di tipo informatico si è imposta una drastica concisione nella compilazione dei campi, l'uso di una serie di abbreviazioni (che possono essere sciolte consultando l'apposita tavola), l'espressione delle indicazioni archivistiche sempre abbreviata (cfr. la relativa tavola). Di attori, destinatari e testi si indicano nel relativo campo nome, patronimico, cognome, cognome del marito per donne sposate o vedove, luogo di residenza; si sono omesse ulteriori indicazioni, che si trovano in genere nelle note, salvo nel caso in cui fossero necessarie per l'intelligenza immediata del documento. Il testo delle schede è comunque in italiano e si è perciò operata una traduzione di nomi e toponimi, salvo casi di dubbia interpretazione; si sono lasciate altresì in latino espressioni di particolare pregnanza (in genere nel campo note).